La importancia de la gestión de adquisiciones en proyectos solares

La correcta gestión de las compras o adquisiciones es muy importante para el éxito de un proyecto de planta solar fotovoltaica, siendo un ítem imprescindible para el cumplimiento de la planificación realizada.

Incluso si las fases anteriores del proyecto se han completado correctamente, realizar incorrectamente la fase de suministro puede tener impactos negativos en la gestión del proyecto en su conjunto, especialmente en el cumplimiento de los plazos y el mantenimiento del presupuesto planificado.

También pueden ocurrir efectos negativos en la calidad de los productos y servicios entregados, comprometiendo la satisfacción del cliente y el resultado esperado del proyecto.

Un aspecto importante a considerar al decidir comprar productos o servicios para proyectos es el hecho de que, una vez contratada parte del alcance, el equipo del proyecto dependerá del proveedor para el éxito del proyecto.

La gestión de adquisiciones en un proyecto comienza cuando se toma la decisión de contratar o no un producto o servicio necesario para cumplir con el alcance del proyecto.

Luego de decidir qué contratar, se debe especificar el producto o servicio para que los potenciales proveedores sean capaces de entender correctamente la necesidad y presentar sus propuestas.

Una de las técnicas utilizadas para nivelar información y compartirla con proveedores seleccionados es preparar una RFQ (solicitud de presupuesto). Este documento ayuda a evitar discrepancias en la información sobre lo que se debe cumplir en el proceso de adquisición. Las adquisiciones se pueden realizar de dos formas:

• Gestión de adquisiciones centralizada

Cuando el departamento de compras es responsable de encargarse de las adquisiciones de todos los proyectos. En este caso hay más control sobre los esfuerzos de contratación. Debido a la especialización en la adquisición de productos y servicios y a la estandarización de los procesos de gestión de adquisiciones, es natural que con este enfoque se optimicen los costes.

• Gestión de adquisiciones descentralizada

Hay empresas en las que el propio equipo del proyecto es responsable de adquirir los productos o servicios necesarios para avanzar en el proyecto. Esto es ventajoso ya que permite al director del proyecto tener más control y autoridad sobre el proceso de compra. Además, debido a que el equipo de contratación está más familiarizado con los requisitos del proyecto, puede elegir las soluciones que mejor se adapten al alcance.

Las desventajas incluyen la falta de estandarización de los procesos de contratación, lo que aumenta el riesgo de que una nueva adquisición salga mal, y la dificultad de mantener el nivel de especialización del equipo respecto al proceso de compras. Para que esta importante etapa de compra de equipos y servicios pueda darse según lo planificado y definido en el cronograma, en la gestión de proyectos se llevan a cabo las acciones que se muestran a continuación.

Planificación de adquisiciones del proyecto.

Esta es la etapa de documentar las decisiones de compra del proyecto, especificar el enfoque que se utilizará para realizar estas compras e identificar proveedores potenciales que satisfagan las demandas existentes. Es decir, la planificación de la gestión de adquisiciones consiste en decir qué se adquirirá y cómo se adquirirá, siguiendo los siguientes pasos:

• Detallar las características que deberá tener la solución a contratar;
• Preparar una estimación de costos general para el presupuesto del proyecto;
• Publicitar la oportunidad de contratación;
• Identificar la lista de vendedores calificados;
• Recibir y evaluar propuestas.

Realización de adquisiciones.

Después de evaluar las propuestas recibidas, es necesario elegir el proveedor que mejor se adapte a sus necesidades. Lo que normalmente se ve en el mercado es que las empresas toman decisiones basándose principalmente en el precio más bajo presentado.

Esta decisión basada únicamente en el precio trae un grave riesgo a los proyectos porque no tiene en cuenta la diferencia de calidad entre las empresas proveedoras y los productos y servicios presentados. Las adquisiciones se formalizan mediante un contrato que suele tener los siguientes puntos:

• Especificación del trabajo (alcance) de adquisiciones y entregas principales;
• Calendario e hitos contractuales;
• Informes de desempeño;
• Precios y condiciones de pago;
• Criterios de inspección, calidad y aceptación;
• Garantía y soporte futuro del producto;
• Incentivos y sanciones;
• Obligaciones de seguro y cumplimiento;
• Términos Generales y Condiciones.

Control de adquisiciones

Una vez definidas las características de la solución a entregar y elegido el contratista, el siguiente paso es controlar el desempeño de cada uno de los proveedores en relación a lo establecido en el contrato en términos de costos, alcance, plazo y calidad, requisitos fundamentales para una buena colaboración entre cliente y proveedor.

Esta es una etapa que involucra a todos los sectores y áreas de la empresa, teniendo relaciones con proveedores externos e internos, y diversos las partes interesadas. O gerente de proyectos lo sabe y debe poner a disposición, junto con su equipo, todos los esfuerzos y el trabajo en equipo para garantizar que el alcance, el costo, la calidad y la seguridad (en el caso de los servicios) sean parte integral del suministro.

El nombre de la empresa y el trabajo del equipo pueden verse comprometidos por malas adquisiciones. Por lo tanto, la selección y seguimiento del proveedor que trabajará con la empresa para alcanzar los objetivos definidos es fundamental para el éxito de su proyecto.