Gestión de proyectos en proyectos fotovoltaicos

La economía actual está en constante evolución, con cambios de paradigma y la necesidad de crear nuevos modelos de mentalidad, gestión y negocio. Cada vez más empresas y organizaciones del mercado de la energía solar están adoptando la estructura de proyectos en sus operaciones diarias, con el objetivo de ofrecer nuevos productos y servicios con profesionalismo.

Algunos de los factores o requisitos críticos para el éxito incluyen: agilidad, adaptabilidad, capacidad de innovación y potencial de mejora continua ante la escasez de recursos. La competitividad es la consigna del momento, ya que, si bien el mercado de la energía solar crece rápidamente, también crece el número de competidores competentes, lo que exige la búsqueda de la eficiencia.

En este escenario, la metodología de Gestión de Proyectos resulta una herramienta esencial para aumentar la capacidad de respuesta a las demandas del mercado. Clientes e inversores buscan proveedores de servicios capaces de actuar con rapidez y celeridad para satisfacer sus necesidades, generando valor y contribuyendo al éxito de los proyectos de energía solar.

En este escenario, es imposible hablar de medianos y grandes proyectos de energía solar sin aplicar dicha metodología.

Conceptos principales

La planificación ha sido una práctica desde los inicios de la humanidad, incluso sin las herramientas, técnicas y metodologías actuales. Si bien la gestión de proyectos como práctica ha existido durante siglos, no se reconoció formalmente como profesión hasta después de la Segunda Guerra Mundial. La gestión de proyectos con prácticas sistematizadas se convirtió en una disciplina en la década de 2, identificando así las áreas de conocimiento y técnicas para la gestión de proyectos.

Este movimiento fue liderado por PMI (Instituto de Project Management), que produjo el Conocimientos sobre gestión de proyectos - PMBOK® (1ª edición – 1996), documento que sistematiza el campo de la gestión de proyectos, buscando estandarizar prácticas y sentando las bases para programas de capacitación y educación en gestión de proyectos.

Según PMI, un proyecto se define como “una empresa temporal emprendida para crear un producto o servicio único” (PMBOK). A NBR 10006 define un proyecto como un proceso único, que consta de un grupo de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, emprendidas para lograr un objetivo de acuerdo con requisitos específicos, incluidas limitaciones de tiempo, costos y recursos.

El proyecto se puede dividir en fases (grupos de procesos), donde destacamos:

• Iniciación: saber que un proyecto debe comenzar;
• Planificación: planificar acciones para alcanzar los objetivos del proyecto en todas sus etapas;
• Ejecución: coordinar personas, empresas, proveedores y recursos para ejecutar lo planeado;
• Monitorear y controlar: asegurar que se estén logrando los objetivos del proyecto, tomando acciones para corregir posibles desviaciones;
• Clausura: Realizar la aceptación formal del proyecto, cerrándolo de manera organizada (lecciones aprendidas).

En estas fases interactúan 10 áreas de conocimiento, que abarcan toda la oferta del proyecto, las cuales son:

• Alcance;
• Tiempo;
• Costo;
• Calidad;
• Arañazos;
• Adquisición;
• la comunicación;
• Recursos humanos;
• Partes interesadas;
• Integración.

Pero, al fin y al cabo, ¿qué es la gestión de proyectos?

Es la “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con el fin de lograr los objetivos del proyecto”, según el PMBOK®. Utilizando esta experiencia, podemos:

• Evitar sorpresas durante la ejecución de la obra (en todas las fases);
• Anticipar riesgos y situaciones desfavorables que puedan presentarse;
• Facilitar, orientar y documentar revisiones de proyectos;
• Registrar y facilitar estimaciones para proyectos futuros;
• Acelerar la toma de decisiones.

Funciones principales del director de proyectos.

Las principales funciones y acciones de los responsables de proyectos solares (gerentes y coordinadores) varían mucho según el tamaño de la empresa, tipo de producto y/o servicio prestado y recursos disponibles. En general, se pueden definir como:

• Define con precisión el alcance a entregar (documentos en el contrato);
• Recoge los requisitos faltantes, planifica el proyecto, monitorea y controla su ejecución;
• Utilizado como metodología para el control de proyectos, utiliza sus habilidades y conocimientos y los del equipo para agregar madurez para tener una gestión más efectiva y eficiente en sus proyectos;
• Coordina las interacciones con clientes (internos y externos), proveedores y partes interesadas;
• Mantiene al equipo del proyecto enfocado en el objetivo de entrega;
• Supervisa, delega, motiva y gestiona el estrés;
• Fomenta la comunicación efectiva en todos los niveles (equipo, proveedores, equipo de campo, etc.);
• Gestiona el alcance, el tiempo y los costos en todas las fases del proyecto;
• Establece un conjunto de prácticas para garantizar la calidad de los entregables del proyecto;
• Gestiona Riesgos en todas las etapas del proyecto (control de gestión y reservas para contingencias);
• Coordina y monitorea el proceso regulatorio y de aprobación de la documentación del proyecto en el concesionario;
• Resuelve conflictos con diferentes expectativas y necesidades;
• Supervisa y gestiona los trabajos de montaje electromecánico, pruebas finales y puesta en marcha hasta el inicio de operación del parque solar, línea de transmisión y cabina de medición (subestación).

Implementación de Gestión de Proyectos: ventajas estratégicas

La importancia de la gestión de proyectos para las empresas estabilizadas en el mercado pasa ciertamente por la capacidad de innovación, la agilidad en la toma de decisiones y el compromiso con el cumplimiento de sus entregables (proyectos a tiempo), que ayudarán a conquistar nuevos clientes con el objetivo de mantener –y incluso mejorando – su posición en el mercado.

Esto se debe a que la complejidad alcanzada por las empresas contemporáneas requiere habilidades de gestión específicas para decidir y actuar en un contexto de grandes riesgos e incertidumbres. Entre estos puntos positivos destacan los siguientes:

• Visión estratégica;
• Estructura organizativa adaptada al trabajo con proyectos y grandes suministros (know-how);
• Equipo conciso y centrado en los entregables del proyecto;
• Clima creativo y aprendizaje constante;
• Comunicación efectiva;
• Proyectos entregados en fechas contractuales;
• Proyectos dentro de los presupuestos financieros y en muchos casos, aumentando la rentabilidad;
• La empresa se convierte en una 'referencia' en el mercado.

Beneficios de la gestión de proyectos

Es muy difícil que un proyecto se inicie y finalice exactamente como se planeó al principio. La mayoría de los proyectos son dinámicos, independientemente de su tamaño o complejidad. A lo largo de su ejecución normalmente se presentan problemas con proveedores y problemas regulatorios, fallas internas, situaciones ambientales, tenencia de tierras y desvíos.

Algunos surgen de obstáculos externos, fuera del control de la organización y otros de la dirección, pero que pueden mitigarse o incluso evitarse si existe una gestión eficaz de los proyectos y riesgos.

Las empresas son reconocidas en el mercado no sólo por su profesionalismo, sino principalmente por su flexibilidad y capacidad para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes. Según el PMBOK, para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

• Seleccionar los procesos adecuados para cumplir con los objetivos del proyecto;
• Utilice un enfoque definido para adaptar los planes y especificaciones del producto para cumplir con los requisitos del producto y del proyecto;
• Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de las partes interesadas;
• Equilibrar las demandas conflictivas de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir un producto de calidad.

Además, a continuación se detallan los principales beneficios que pudimos medir mediante el uso de habilidades y experiencia en gestión de proyectos teniendo en cuenta el enfoque de la empresa proveedora del proyecto, el cliente final y el equipo del proyecto:

Beneficios para la organización/empresa:

• Mayor productividad y ganancias con el uso eficiente y eficaz de los recursos;
• Un retorno de la inversión más rápido y mejor, con entregas a tiempo y costos esperados;
• Mejora de la competitividad, lograda mediante el aumento de la satisfacción del cliente;
• Mejorar la comunicación interna de la organización (stakeholders internos)
• Mejor previsibilidad de los resultados del proyecto;
• Mayor confianza en la capacidad empresarial de la organización;
• Mejor capacidad y agilidad para responder a los cambios solicitados por el cliente.

Beneficios para el cliente final:

• Visualización de una organización estructurada y preparada para el proyecto con los posibles cambios que seguramente ocurrirán;
• Visualice que la planificación del proyecto está claramente definida y satisface sus necesidades;
• Visualizar que se están siguiendo y logrando los objetivos del proyecto;
• Visualizar que el trabajo del proyecto se está llevando a cabo de acuerdo con los requisitos;
• Estar satisfecho con el producto final del proyecto y con todos los resultados obtenidos.

Beneficios para el equipo del proyecto:

• Permitir que cada miembro del equipo sepa exactamente qué debe hacer, cuándo y cómo hacerlo;
• Participar en un equipo cohesionado e integrado centrado en los objetivos del proyecto;
• Permitir que cada miembro del equipo sepa en cualquier momento dónde se encuentra y cuáles son sus funciones y actividades en ese momento;
• Mayor confianza de cada miembro del equipo en poder realizar y completar el trabajo;
• Mayor orgullo profesional por la capacidad de desarrollar el trabajo.

Conclusión

Las herramientas y habilidades de gestión de proyectos son diferenciadores que las empresas de alto rendimiento pueden ofrecer a sus clientes cada vez más exigentes. La presión por plazos, costos y calidad, combinada con la complejidad de ejecutar proyectos de energía solar –especialmente los medianos y grandes– requieren la adopción de metodologías de Gestión de Proyectos.

El uso de estas metodologías proporciona numerosas ventajas, entre ellas una mayor confianza y seguridad para el emprendedor, un mejor control de las actividades, un mejor control de los proveedores, previsibilidad y una mejor gestión de los cambios, haciendo que los proyectos sean exitosos.