A importância do gerenciamento de aquisições em projetos solares

O correto gerenciamento de compras ou aquisições é muito importante para o sucesso de um projeto de usina solar fotovoltaica, sendo um item essencial para o atendimento do planejamento realizado.

Mesmo que fases anteriores do projeto tenham sido cumpridas corretamente, a condução incorreta da fase de suprimentos pode acarretar impactos negativos no gerenciamento do projeto como um todo, especialmente no atendimento de prazos e na manutenção do orçamento planejado.

Podem ocorrer também efeitos negativos sobre a qualidade dos produtos e serviços entregues, comprometendo a satisfação do cliente e o resultado esperado do projeto.

Um aspecto importante a ser considerado quando da decisão de adquirir produtos ou serviços para projetos consiste no fato de que, uma vez contratada parte do escopo, a equipe do projeto dependerá do fornecedor para o sucesso do projeto.

O gerenciamento das aquisições em um projeto começa quando se toma a decisão de contratar, ou não, um produto, ou um serviço, necessário para o atendimento do escopo do projeto.

Após decidir o que contratar, deve-se especificar o produto ou serviço de forma que os potenciais fornecedores tenham condições de entender corretamente a necessidade e apresentar as suas propostas.

Uma das técnicas utilizadas para nivelar informações e as compartilhar com fornecedores selecionados é elaborar um RFQ (request for quotation). Este documento ajuda a evitar discordância de informações sobre o que deve ser atendido no processo de aquisição. As aquisições podem ser feitas de duas formas:

• Gerenciamento de aquisições centralizado

Quando o departamento de compras é responsável por cuidar das aquisições de todos os projetos. Neste caso há mais controle sobre os esforços de contratação. Por conta da especialização na aquisição de produtos e serviços e da padronização dos processos de gerenciamento de aquisições, é natural que os custos sejam otimizados nesta abordagem.

• Gerenciamento de aquisições descentralizado

Existem empresas em que a própria equipe do projeto é responsável pela aquisição dos produtos ou serviços necessários ao andamento do projeto. Isso é vantajoso, pois possibilita que o gerente de projetos tenha mais controle e autoridade sobre o processo de compra. Além disso, como a equipe de contratação está mais familiarizada com os requisitos do projeto, consegue escolher as soluções que são mais adequadas ao escopo.

Como desvantagens temos a  falta de padronização dos processos de contratação, o que aumenta os riscos de uma nova aquisição dar errado, e a dificuldade de se manter o nível de especialização na equipe, no que diz respeito ao processo de compras. Para que esta importante etapa de compras de equipamentos e serviços possa ocorrer conforme planejado e definido em cronograma, em gerenciamento de projetos as ações mostradas a seguir são realizadas.

Planejamento das aquisições do projeto

Esta é a etapa de documentar as decisões de compra do projeto, especificar a abordagem que será utilizada para fazer essas aquisições e identificar os vendedores em potencial que atendem as demandas existentes. Em outras palavras, o planejamento do gerenciamento de aquisições consiste em dizer o que será adquirido e como será adquirido, seguindo os seguintes passos:

• Detalhar as características que a solução a ser contratada deverá ter;
• Preparar uma estimativa de custos geral para o orçamento do projeto;
• Divulgar a oportunidade de contratação;
• Identificar a lista de vendedores qualificados;
• Receber e avaliar propostas.

Realização das aquisições

Após avaliar as propostas recebidas é preciso escolher o fornecedor que melhor atende às necessidades. O que se vê normalmente no mercado é que as empresas decidem principalmente em razão do menor preço apresentado.

Essa decisão baseada somente em preço traz um sério risco para os projetos em razão de não levar em conta a diferença de qualidade entre as empresas fornecedoras e os produtos e serviços apresentados. A formalização das aquisições é feita por um contrato que costuma ter os seguintes itens:

• Especificação do trabalho (escopo) das aquisições e principais entregas;
• Cronograma e marcos contratuais;
• Relatórios de desempenho;
• Preços e condições de pagamento;
• Critérios de inspeção, qualidade e aceitação;
• Garantia e suporte futuro ao produto;
• Incentivos e penalidades;
• Seguros e obrigações de realização;
• Termos e condições gerais.

Controle das aquisições

Uma vez definidas as características da solução que precisa ser entregue e escolhida a contratada, o próximo passo é controlar o desempenho de cada um dos fornecedores com relação ao que foi estabelecido no contrato em termos de custos, escopo, prazo e qualidade, quesitos fundamentais para uma boa parceria entre cliente e fornecedor.

Esta é uma etapa envolvida com todos os setores e áreas da empresa, tendo relações com fornecedores externos e internos, e diversos stakeholders. O gerente de projetos sabe disto e tem que disponibilizar, junto com sua equipe, todos os esforços e o trabalho em equipe para garantir que escopo, custo, qualidade e segurança (no caso de serviços) sejam parte integrante do fornecimento.

O nome da empresa e o trabalho da equipe podem ser comprometidos por más aquisições. Por isso, a seleção e o acompanhamento do fornecedor que vai trabalhar com a empresa para o atingimento das metas definidas é fundamental para o sucesso de seu projeto.